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Chau a la catarata de emails

ER Organización de espacios chau a la catarata de emails

Hace un tiempo armé un post con ideas para despejar la compu y poner los archivos en orden y siguiendo con esa línea quiero enfocarme en los emails, esas armas de doble filo muy poderosas (¿exagerada?) que te llevan a vivir tapado de correos que ya ni abrís o leés a medias, y otros tantos que requieren de atención real pero tu capacidad está tan colapsada que los tratás igual que a los cupones de descuento de compras online.

Seguro pensarás que es imposible, que igual ya tenés un montón de correos no leídos y no sabés ni por dónde empezar, pero relax, que todo tiene solución.

Hay dos objetivos en los cuales enfocarse para tener una casilla menos cargadita:
1) Reducir la cantidad de mails que llegan diariamente.
2) Mejorar tu productividad con los que no te queda otra que revisar y tomar alguna acción.

Objetivo 1: ¿cómo te sacás de encima los (mínimo) 20 mails innecesarios que recibís por día?
Acá quiero hacer una mini clasificación que te ayude a hacer el proceso de a poco (aunque cuanto antes lo apliques mejor):

  • Notificaciones de las redes sociales: ¡desactivalas a todas! Por defecto, algunas te envían un aviso cada vez que te mencionan, te etiquetan, te retwittean, te mandan mensaje, etc.  La verdad es que si sos usuario frecuente de las redes, todo esto lo vas a ver cuando entres (y te pases el día ahí perdiendo el tiempo, ¿por qué no?), así que desactivalas desde el panel de configuración de cada una.
  • Newsletters con promociones, lanzamientos, resúmenes de noticias, novedades, etc.: activá el ojo crítico y preguntate si realmente leés alguna de tooooodas esas cosas que te llegan todos los días. Tal vez al principio, cuando te suscribiste, sí lo hacías pero ahora te aburriste o no tenés tiempo, así que si no les prestás atención o directamente los eliminás, andá al final del mail y clickeá en "Unsubscribe". Alivio instantáneo garantizado.

 

ER Organización de espacios chau a la catarata de emails

Atención: en Casa Chaucha recomendé la app Unroll.me que sirve para esto, te agiliza el "desuscribirse" y ayuda a gestionar las suscripciones que decidiste mantener. 

En resumen: si hay menos para organizar es más fácil de mantener (¡como en cualquier espacio!). Vas a perder menos tiempo y te abrumarás menos cada vez que veas el numerito de emails pendientes.

Objetivo 2: aumentá la productividad armando una rutina propia para procesar los emails
Si sos de los que revisa la casilla apenas le llega una notificación, lo mejor es cambiar un poco ese hábito. Leer el mail que te llegó recién no implica prestarle la atención que merece y mucho menos procesarlo (si es que requiere que tomes alguna acción sobre él).
¿Cómo encarar esto?:

  • Si te armaste una lista de pendientes para ir haciendo durante el día, dejar de leer los mails apenas llegan puede ayudarte a cumplir con esa to do list con menos distracciones. En otras palabras, los tiempos los empezás a marcar vos en vez de dejar que los mails gobiernen.
  • Abrí esos mails a los que realmente vas a dedicarles minutos de tu tiempo, sobre todo para no olvidarte después de esos otros que abriste y fueron quedando abajo en el listado.
  • Una vez que tenés el tiempo, andá mirando cada email y tomá decisiones:

a) ¿Ese mail requiere una respuesta o alguna acción de tu parte? En caso afirmativo, hacelo en el momento. Si ves que va a requerir más tiempo del que tenés, marcalo como no leído o agregalo a tu lista de pendientes.

b) ¿El mail contiene información útil? FIjate qué hacés con ella y archivalo inmediatamente, para mantener más limpia la bandeja de entrada. Cuando sea necesario, lo buscás por palabras clave y listo. Si usás etiquetas o filtros, aprovechalos para categorizar por tema así después encontrás todo más fácil.

c) ¿Ese mail trajo solo info irrelevante? Fijate si es mejor desuscribirte (en el caso de un newsletter) o si lo mejor es eliminarlo.

Resumiendo:

  1. Primero evaluá objetivamente qué hacer con los mails que ya te llegan, especialmente los que contienen promociones.
  2. Armá una rutina que te ayude a prestarle verdadera atención a los que recibís, algo que no sea solo "lo leo y listo", sino que te permita tomar acciones para reducir el volumen de correos.
  3. Establecé un método de archivo para los mails que vas a conservar: podés solo archivarlos o usar filtros y etiquetas.

¡Que viva la productividad!

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